办公室

办公室是学校党委和行政的综合协调部门和办事机构。负责综合协调、督查督办、公文处理、组织会议、信息处理、年鉴汇编、机要保密、对外联络、组织重要活动、综合管理服务等工作。主要职责如下：

1.按照学校党委、行政及领导要求，协调、指导和检查各部门落实学校各项部署，并及时反馈信息，提供咨询建议；

2.根据学校决策部署，组织、协调全校性的重要活动；牵头负责学校依法治校、综合治理工作；

3.统筹安排学校重大事项及校领导工作日程，做好学校党委会、校长办公会、专题工作会等会务工作；

4.负责学校对外联系、合作与交流、公务接待工作；

5.负责学校内督查督办工作；

6.负责组织学校工作计划、规划、总结、报告、决议、学校领导有关重要讲话等文稿起草撰写工作；

7.负责学校综合信息数据统计工作；做好信息调研工作，收集、整理、报送学校重大信息，编印《山西传媒学院简报》；

8.负责学校行政办公信息系统建设的配合、协调及管理工作；

9.负责学校公文、印章、介绍信、标识使用等管理工作；

10.负责校领导接待日相关工作，受理群众来信来访，协调、督促有关部门处理或落实有关问题；

11.负责学校总值班室日常值班安排，做好学校外联电话、传真和电子信箱的日常管理，督促相关事项的核实和回复；

12.负责学校的机要文件管理、日常保密、综合档案管理等工作；

13.负责办公用房调配、校领导工作条件保障及服务工作；

14.完成领导交办的其他工作。

行政科 0351-2772017

1.负责对外联络和公务接待工作；接待费用的结算、统计工作。

2.负责办公室调研、督查等工作；

3.负责全院性会议、活动的布置准备、检查、通知及相关组织工作；负责依法治校、综合治理的有关具体工作；

4.负责学院办公用房、办公设施设备调配工作；会议室、报告厅等的协调安排工作；

5.负责学院领导办公用品的购置配备工作；负责办公室经费台账的登记及保管；

6．负责院领导出差的各项服务工作；

7.负责学院各类证件的办理工作；

8.负责聘用人员管理工作；

9．负责院领导及办公室人员的考勤工作；

10.管理学校校级会议室和会议中心；

11．完成领导交办的其他任务。

机要科 0351-2772000

1.负责来文、发文的管理、校对工作并按规定完成办文流程；

2.负责机要、保密工作；负责印章、校领导名章、介绍信、证照、法律文本等管理工作；

3.负责学校年度合作协议、合同等文书管理工作；

4.负责年度来文、发文、各类合同、协议、证件、证书等保管工作。

5.负责学院外联函件、电话、传真等的接收、记录和办理工作；

6.负责信访工作；

7.完成领导交办的其他工作。

文秘科 0351-2772018

1.负责学院综合类重要文稿的起草和学校大型活动、宣传报道、重要会议的文秘服务工作；

2.负责起草和完善学院领导班子、党委书记、院长的各类重要报告、讲话、汇报等文字材料；

3.负责收集、分析、研究新建本科院校和传媒类高校办学治校和战略规划等相关资料，追踪全省、全国、国际一流大学建设模式、发展思路、办学定位等，为学院党委、行政主要领导同志统揽全局、科学决策发挥好参谋助手作用；

4.负责征求、汇总、处理各院系、各部门对学校领导班子任期目标考核汇报等全院性文字材料的修改意见和建议等；

5.负责学院党委、行政主要领导同志调研提纲、领导重要指示精神等材料的总结工作；

6.负责党委会、院长办公会议题收集、纪要整理等文秘服务工作；

7.负责全学院党务和行政公文起草规范化、制度化、科学化建设的指导工作；

8.做好学院领导和办公室主任、分管副主任交办的其他工作。

文印室 0351-2772020

1.负责完成全校公文及部分公务稿件的打印、复印工作。做到各种打印、复印件符合规格要求，版面清晰，装订整齐，交件及时。

2.严格打印程度，凡以学校署名上报或下发的文件，由部门拟稿、经办公室审核编文号后，交由文印室打印。（注：打字文稿经送稿部门校对准确无误后，文印人员正式打字、印刷）

3.加强保密工作，文印人员不得泄露未公开的文件、制度等，非文印室工作人员，非请莫入，对保密的材料（文件或试卷等）要妥善保管，不能携带出室，严防泄密。

4.严禁打印、复印违背党和国家的法律、法规、政策和政治思想不健康的资料、图片。

5.合理安排打印次序，急件、重件优先打印，特急公文及时打印，一般公文和稿件按次序打印，差错率控制在5‰以内。

6.纸张的进出要做好登记入册工作，做好学期印刷总结，厉行节约，用好文印的各种设备，定期做好清洁保养工作。

7.学校文印室不承印个人以及外单位人员的资料。

8.负责文印材料的申购、准备工作和文印设备的保管维护工作。

9.严格遵守上下班制度，不迟到，不早退，不擅离工作岗位。

10.爱护机器设备，按章操作。注意电源、线路的安全，发现问题及时报修，下班后切断电源，关闭门窗，保证本室安全。

11.完成领导交办的其他工作任务。

档案室 0351-2772019

负责全校的行政、党群、教学、科研、财会、基建等档案业务的管理工作；负责确定档案的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则，接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用档案资料；组织实施档案的信息化建设，负责电子文件归档和电子档案的规范化管理；编制检索工具，编研档案史料和参考资料；档案人员业务培训；开展档案学术研究和交流活动；严守档案机密，负责安全教育和消防安全工作等。